زر الجيميل الذي يجب عليك استخدامه يوميًا ولماذا

تنظيف صندوق الوارد ليس بالأمر السهل. فمن الطبيعي أن تصلك عشرات الرسائل الإلكترونية يوميًا، سواءً في صندوق بريدك الشخصي أو صندوق بريد العمل. وقد جربت جوجل طرقًا مختلفة: زر الأرشفة، والمجلدات، والتصنيفات، ومؤخرًا، ميزة "الصندوق الذكي" التي تصنف الرسائل إلى فئات: التسوق، والإشعارات، والتواصل الاجتماعي، والعروض الترويجية. أما أحدث أداة لمساعدتك في تنظيف صندوق بريد الجيميل فهي زر "التأجيل".

قد لا تكون على دراية به بعد، أو ربما لم تفكر في استخدامه من قبل. أكثر الأزرار استخدامًا في الجيميل هما "الأرشفة" و"الحذف". أنا شخصيًا أفضل الحذف. وبدلًا من الأرشفة، أنقل الرسائل إلى مجلدات مختلفة، أو بالأحرى، إلى تصنيفات. هذا يُسهّل عليّ استرجاعها لاحقًا، على الرغم من أن الجيميل يتمتع بوظيفة بحث جيدة. ماذا عن زر "التأجيل"؟ وظيفته هي إخفاء رسالة إلكترونية مؤقتًا وإعادة إظهارها عند تحديد ذلك. قد يبدو الأمر وكأنه حلٌّ سريع، ولكن عند استخدامه بشكل صحيح، سيساعدك على إدارة رسائلك بشكل أفضل.

إليك عدة أسباب تدفعك لتأجيل رسائلك الإلكترونية عندما يمتلئ صندوق بريدك الوارد في جيميل. أو ببساطة لتنظيفه وتنظيمه وتفريغه. من المهم أن تفهم أن هذا ليس أمرًا عشوائيًا. بعض الرسائل يجب نقلها إلى سلة المهملات أو أرشفة الرسائل بعد قراءتها. ولكن بفضل هذا الزر، الذي يجهله الكثيرون، يمكنك تنظيم وقتك الذي تقضيه في قراءة رسائل جيميل بشكل أفضل.

لماذا يجب عليك تأجيل رسائل البريد الإلكتروني

تشرح جوجل الأمر على النحو التالي: "عند تأجيل رسالة بريد إلكتروني، تُحذف مؤقتًا من صندوق وارد الجيميل . ستعود الرسالة إلى أعلى صندوق الوارد متى شئت، سواءً غدًا أو الأسبوع القادم أو حتى الليلة."

بفضل هذه الميزة، يصبح الجيميل أداةً أكثر فائدةً مما هو عليه بالفعل. يتيح لك تأجيل الرسائل الحفاظ على صندوق واردك منظمًا، مما يقلل من الفوضى البصرية ويُسهّل عليك التركيز على مهامك اليومية.

من ناحية أخرى، يُمكّنك تأجيل الرسالة من تحديد وقت التعامل معها، مما يحوّل صندوق واردك إلى قائمة مهام تتحكم بها، بدلًا من التفاعل مع الرسائل فور وصولها. لا تُناسب جميع الرسائل الإلكترونية التأجيل، ولكن تلك التي تتطلب منك اتخاذ إجراء - مثل إرسال مستند، أو دفع فاتورة، أو عقد اجتماع - تُناسب التأجيل.

ميزة أخرى لتأجيل رسائل الجيميل ستكون مفيدة للغاية إذا كنت معتادًا على تفقد بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل خارج ساعات العمل. فبدلاً من وضع علامة "غير مقروء" على الرسائل التي قرأتها، من الأفضل تأجيل تلك الرسائل التي يجب عليك الرد عليها عند عودتك إلى العمل. بهذه الطريقة، ستتجنب نسيان الرسالة، أو على العكس، لن تشغل بالك بها حتى تصل إلى المكتب.

باختصار، إليك مزايا تأجيل رسائل بريد جيميل:

- يُسهّل تنظيف صندوق الوارد.

- يُقلّل من الفوضى البصرية ويُحسّن التركيز.

- يُحوّل صندوق الوارد إلى قائمة مهام مع تذكيرات.

- تبدأ يومك وأنت تعرف ما عليك فعله.

- يُساعدك على تجنّب مقاطعة سير عملك.

- يُساعدك على إدارة وقتك بشكل أفضل.